結婚式二次会の招待状に関するお役立ちコラム「楽々Web招待状」

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【新郎新婦さま・幹事さんへ】結婚式二次会で準備しないといけないこととは?

結婚式の二次会を行なうときに、どんな順番でどんな準備を行なうかは二次会の成功にとって重要な鍵になります。

しかし、結婚式の二次会を行なうのは初めてという方も多いのではないかと思います。そこで、結婚式の二次会の準備とそれぞれのキーポイントについて順を追ってみてみることにしましょう。

①幹事さん・受付を誰にお願いする?

受付誰に

結婚式の二次会を行なうときに、最初に決めておいた方がよいことは何だと思いますか?

招待する人を決めたり、会場を決めたりすることも、もちろん大切ですが、二次会の準備を取り仕切ってもらう「幹事さん・受付」を誰にお願いするかを最初に決めておくことが大切です。
特に「幹事さん」には、二次会の準備から二次会当日の進行を含めて色々とお願いすることになりますので、二次会成功のキーパーソンとも言えます。
必要に応じて二次会のお手伝いをお願いするケースも出て来ますので、幹事さんをお願いする方は人を取りまとめることが得意な友人や知人にお願いするのが良さそうです。

②誰を呼ぶか決める!

誰を呼ぶか

幹事さんが決まったら、今度は、幹事さんが新郎新婦に招待客の確認を行ないます。

招待客は新郎新婦の友人や知人になりますので、新郎新婦の希望を最優先にすることが大切です。
しかし、友人や知人同士のつながりというものもありますので、その点も考慮して「誰を呼ぶか」決める必要があります。この点が最も気を遣うところではないでしょうか?
この友人や知人同士のつながりを無視して招待客を決めてしまうと、つながりのある誰かを呼ばなかったために、後々の友人関係や知人関係にひびが入ってしまうことになりかねませんので、注意が必要です。
「誰を呼ぶか」決めるときには、招待客リストを作成しながら決めることで「抜け」や「漏れ」を確認することが出来ますので、招待客リストの作成をおすすめします。
また、招待する人数によって会費が変わってきますので、この点も考えておく必要があります。

③どこでやるか決定する。

どこでやるか

誰を呼ぶか決めて招待客の人数が決まったら、次は「どこでやるか」決定しましょう。

会場は広すぎても狭すぎてもNGです。広すぎる会場は閑散とした印象を与えてしまって二次会の盛り上がりに欠けてしまう可能性があります。狭すぎる会場は圧迫感があってリラックス出来なかったり居心地が悪くなってしまったりします。人数に合わせた会場選びは会の雰囲気を決定づける要素としてとても重要になって来ます。
また、二次会の出席者は、結婚式に出席した方も多いので結婚式場から移動が簡単な場所で行なった方が便利です。

④どんな内容にするか決定する。

どんな内容

二次会の会場が決まったら、二次会を「どんな内容にするか」決めましょう。

内容はあくまでも、参加者に楽しんでもらうことが出来る内容にすることにフォーカスして、新郎新婦の希望も聞きながら、予算に応じて決めて行くようにすると良いでしょう。
このとき、二次会の「進行表」も作成しておくと会全体の流れが把握しやすくなりますので、進行表の作成をおすすめします。楽しい会にしようと思うあまり、イベントを詰め込み過ぎてしまって時間的に余裕のないものになってしまわないためにも、時間配分を客観的に確認するのに進行表は役立ちます。

⑤招待状を送る

招待状送る

二次会の招待客と会場が決まったら、招待状を作成し、招待状を送りましょう。

これまでは、専門店に招待状の作成を依頼したり、PCで紙ベースの招待状を作成したりして、出欠連絡用のハガキを同封して郵送するという方法が主流でしたが、
インターネットの普及に伴って、PC等で作成した招待状をLINEやEメールを使って招待状を送信して、出欠の連絡もLINEやEメールで行なう方法を利用する方が増えてきています。
最近では、こうした機能をまとめて利用することが出来る「WEB招待状」アプリもありますので、こちらを利用する方も多くなっていますので、一度検討してみてはいかがでしょうか?

⑥景品や当日必要なものの準備を!

景品、必要なもの準備

参加人数が確定したら、二次会に向けてラストスパートをかけましょう。

ゲームを企画している場合は、景品の準備を行なったり、ゲームに必要な備品を用意したりしておきましょう。ゲームは全員が参加出来るように数量の確認は忘れずに行ないましょう。
準備に漏れがないかどうか確認するのに「進行表」を見ながら行なうと良いでしょう。当日の受付をスムーズに行なうために参加者リストの作成を忘れずに行なっておきましょう。受付で会費の受け取りを行なう場合は、現金保管用のBOXや釣銭の用意も必要になります。(楽々Web招待状なら、当日の受付もスマホ上で簡単に出来ます)

 

⑦当日を思いっきり楽しもう!

当日を楽しむ

二次会当日は、会場に開始時間よりも早めに入って、最終確認を行ないましょう。

最後の詰めの段階での確認ミスや漏れでこれまでの準備や労力を無駄にしてしまうことのないように最終確認はキチンと行なうことをおすすめします。
参加者の受付が終われば、会の進行に気を配りながらも幹事さんも、思いっきり二次会を楽しんでしまいましょう。二次会に参加したゲストも新郎新婦も幹事さんもその場にいる全員の楽しそうな笑顔をみることが出来れば、その二次会は大成功!と言えるのではないでしょうか?

結婚式の二次会の準備について順を追ってポイントをご紹介してきましたが、よろしければ参考にしてみて下さい。